รายงานยอดขายรายเดือน สต็อก หรือสรุปสำหรับผู้บริหาร มักเริ่มจากคนหนึ่งคนที่รู้ว่าต้องรัน query อะไร วางผลตรงไหน และปรับเซลล์ไหน ใช้เวลาครึ่งวันทุกเดือน และพลาดทันทีที่คนอื่นต้องมาทำ รายงานที่ต้องทำซ้ำควรให้ระบบเป็นคนทำ
สามส่วนของรายงานอัตโนมัติ
- ชุดข้อมูลที่เชื่อถือได้: query หรือ pipeline ที่ตรวจผลเทียบกับตัวเลขที่รู้แล้ว
- เทมเพลต: รูปแบบ (หัวกระดาษ ตาราง ผลรวม โลโก้ ภาษา) ออกแบบครั้งเดียว
- ปลายทาง: ที่ที่ไฟล์สำเร็จไปถึงโดยไม่ต้องมีใครแนบเอง เช่น อีเมลถึงรายชื่อหรือโฟลเดอร์ร่วม
ขั้นที่ 1: ทำให้ข้อมูลทำซ้ำได้
เขียนตรรกะข้อมูลเป็น query หรือ pipeline ที่บันทึกไว้ พร้อมช่วงวันที่ที่ชัดเจน อย่าใส่วันที่ตายตัว รายงานรายเดือนควรหมายถึง "เดือนปฏิทินก่อนหน้า" และคำนวณเอง ไม่ใช่รอให้ใครมาแก้เซลล์
-- เดือนปฏิทินก่อนหน้า
WHERE created_at >= date_trunc('month', CURRENT_DATE) - INTERVAL '1 month'
AND created_at < date_trunc('month', CURRENT_DATE)ขั้นที่ 2: ออกแบบเทมเพลตครั้งเดียว
ตัดสินใจว่าใครอ่านและต้องการรูปแบบไหน ผู้บริหารมักอยากได้ PDF สั้น ๆ นักวิเคราะห์อยากได้ Excel เพื่อกรองเอง กำหนดหัวกระดาษ คอลัมน์ รูปแบบตัวเลข และผลรวมครั้งเดียว ถ้ารายงานส่งไปหลายลูกค้าหรือสาขา ให้วางแผนการแยกไฟล์ เพื่อให้ผู้รับแต่ละรายได้เฉพาะข้อมูลของตัวเอง
ขั้นที่ 3: เลือกวิธีส่ง
อีเมลถึงรายชื่อง่ายที่สุด โฟลเดอร์ร่วม SFTP หรือ object storage เหมาะกับรายงานที่ระบบอื่นมาหยิบไป ไม่ว่าเลือกแบบไหน ต้องเห็นเมื่อการรันล้มเหลว รายงานที่ไม่ถึงโดยไม่มีใครรู้แย่กว่ารายงานที่ช้าแต่รู้ว่าช้า
ขั้นที่ 4: ตรวจกระทบยอดก่อนเลิกทำด้วยมือ
รันเวอร์ชันอัตโนมัติคู่กับแบบมือครบอย่างน้อยหนึ่งรอบแล้วเทียบยอดรวม ความต่างเกือบทั้งหมดมาจากคำนิยาม เช่น นับออเดอร์ที่ยกเลิกหรือไม่ วันสิ้นสุดตามเขตเวลาไหน คืนเงินลงวันไหน จดคำตอบไว้ในหมายเหตุของรายงาน เพื่อให้ผู้อ่านคนต่อไปไม่ต้องถาม
ข้อควรระวัง
- วันที่ตายตัวที่ทำให้ได้รายงานของปีที่แล้วโดยไม่รู้ตัว
- ไม่มีประวัติการรัน จึงตอบไม่ได้ว่ารายงานในอดีตใช้ข้อมูลช่วงไหน
- รายชื่อผู้รับที่ยังมีคนที่ลาออกไปแล้ว
- ส่งข้อมูลสำคัญไปยังกล่องจดหมายส่วนกลาง
ใน Ruamhub
Ruamhub มีเทมเพลตรายงานสำหรับ PDF, Excel, Word และอีเมล ที่ออกแบบบนเว็บแล้วผูกกับผลลัพธ์ของ pipeline pipeline ตั้งเวลารันได้ เก็บประวัติการรัน และส่งผลทางอีเมลหรือปลายทางที่ตั้งไว้ ชนิดเทมเพลตและปลายทางที่ใช้ได้ขึ้นกับแพ็กเกจ ดูรายละเอียดในหน้าฟีเจอร์รายงาน